Povodňová kniha

Povodňová kniha je pracovní deník, který vedou povodňové orgány a organizace, jimiž to ukládá toto nařízení; zapisují se do ní zejména:

a)doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí (např. záznam telefonátu),

b)doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, adresátů, způsobu a doby odeslání,

c)obsah příkazů,

d)popis provedených opatření,

e)výsledky povodňových prohlídek.

Zápisy do Povodňové knihy provádějí jen osoby tím pověřené; jsou povinny každý zápis podepsat.

Zprávám se přiděluje evidenční číslo (obdoba čísla jednacího) a uvádí se, kde a jak je zpráva založena.

Každá zpráva se zaznamenává následujícím způsobem:

1.Telefonické zprávy se zapisují do Povodňové knihy, nebo se nahrají na diktafon a později přepíší. Zprávě se přidělí evidenční číslo, dále od koho byla přijata, kdy byla přijata, její obsah, komu, kdy a jakým způsobem byla zpráva předána.

2.U zpráv, které jsou již v tištěné formě, např. fax nebo jiná písemnost, fotografie, mapy, kopie novinových článků apod. se přidělí Evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv (do Záznamníku se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předána, dále stručný název zprávy a obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do desek pro ukládání dokumentů. Z faxových zpráv tištěných na termopapíru, který má malou trvanlivost, se musí provést kopie, nebo se zpráva oskenuje.

3.Zprávy na elektronických médiích, CD/DVD, magnetofonových a video kazetách se evidují jako ostatní zprávy podle bodu 2.